FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Scholengemeenschap De Pajot

Nummer scholengemeenschap: 120196

Ambt: Administratief Medewerker

1. Doel van de functie, inbegrepen de instellingsspecifieke doelstellingen

 Doel van de functie Administratief Medewerker is bijdragen tot een efficiënte werking van de school. Zorgen voor de leerlingen- en leerkrachtenadministratie. Meehelpen aan de materiële, financiële  en logistieke organisatie.

 Bij het realiseren van onderstaande opdrachten, komt het personeelslid de verplichtingen na die hem/ haar opgelegd zijn door de wettelijke reglementering en door afspraken die zijn opgenomen in het schoolwerkplan en het arbeidsreglement.

 

2. Taken en wijze van uitvoering

2.1 Leerlingenadministratie

De school en andere instanties voorzien van de juiste leerlingengegevens, nodig voor hun eigen werking.

 

§  Inschrijvingsdocumenten voor nieuwe leerlingen invullen en klasseren.

§  Leerlingendossiers bijhouden.

§  Schoolveranderingen melden aan de bevoegde overheidsinstanties.

§  De voorgeschreven formulieren invullen voor de vaststelling van het lestijdenpakket en eventueel elektronisch doorsturen (EDISON-project)

§  Leerlingentellingen.

§  Klassenlijsten opstellen (leerlingen per klas).

§  Desgevallend (statistische) gegevens opmaken en doorsturen naar de vragende instantie.

§  Getuigschriften basisonderwijs opmaken voor de geslaagden.

§  Leerlingenarchief bijhouden.

§  “bewijs van schoolbijwoning afleveren (soms 20 jaar later).

§  Stamboekregister invullen.

§  Fiscale attesten opmaken.

 

2.2 Personeelsadministratie

Als school een vlotte toegang tot de personeelsgegevens hebben, de instanties voorzien van de nodige gegevens voor hun eigen werking, een juiste uitbetaling van de lonen van het personeel mogelijk maken, de dagelijkse werking van het AMDV personeel bevorderen.

 

§  Personeelsdossiers in verband met de administratieve loopbaan bijhouden.

§  Klasseren en het archief bijhouden.

§  PERS-formulieren invullen, bijhouden en doorsturen.

§  Informatie in verband met in en uitdiensttreding, ziekteverloven, vervangingen en dergelijke.

§  Desgevallend formulieren voor mutualiteit en RVA invullen en versturen.

§  Desgevallend verzekeringsformulieren voor (arbeids)ongevallen invullen en versturen.

§  Formulieren voor verschillende soorten verloven invullen.

 

2.3 Financiële organisatie

De financiële toestand van de school opvolgen, voldoen aan wettelijke vereiste, de financiële verplichtingen ten opzichte van anderen nakomen.

 

§  Rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten opmaken en de algemene boekhouding verzorgen.

§  Bijdragen van leerlingen periodiek uitrekenen.

§  Facturen innen, controleren en globaliseren (voor maaltijden, uitstappen, abonnementen, ...

 

 

2.4 Materiële en logistieke organisatie

De voorraad optimaliseren, een goede prijs-kwaliteit verhouding garanderen, het nodige materiaal ter beschikking hebben, de goederen bij de juiste personen doen terechtkomen, bijdragen tot een vlotte werking van de school.

 

§  Bestellingen plaatsen (drank, voeding keuken, klasmateriaal, meubels, ...)

§  Leveringen controleren.

§  De goederen uitpakken en verdelen.

§  De voorraad beheren.

§  Jaarlijkse inventaris opmaken.

 

 

2.5 Administratieve en ondersteunende taken. 

Bijdragen tot een efficiënte werking van de school.

 

§   Bezoekers ontvangen, hen zelf verder helpen of doorverwijzen (ouders, vertegenwoordigers, inspectie, ...)

§   Telefoongesprekken verwerken.

§   Informatie verstrekken aan de ouders bij inschrijvingen .

§   Fotokopieën  maken.

§   Administratie van vergaderingen verzorgen (uitnodigingen versturen, agenda typen, voorbereidende stukken klaarmaken, verontschuldigingen meedelen, beslissingen tikken, verslagen maken).

§   Klasseren van tijdschriften en indien nodig ter visum voorleggen aan het personeel.

§   Binnenkomende post doornemen, sorteren en verdelen. Buitengaande brieven frankeren en posten.

§   Brieven opmaken.

 

 

3. De nascholing

§  zichzelf blijvend ontwikkelen door het volgen van bijkomende navorming.

§  volgt navormingen zoals uitgewerkt in het nascholingsplan;

§  deelnemen aan regionale adm.-netwerken